Afspraakdossier

ALGEMEEN

Het afspraakdossier wordt geopend wanneer de gebruiker (dubbel)klikt op een afspraak. Een overzicht van afspraken en de afspraakgegevens van de geselecteerde afspraak wordt getoond. Vanuit het afspraakdossier is het mogelijk om:

• Afspraakgegevens in te zien en te bewerken.
• Afspraak te verwijderen.
• Document op te stellen vanuit de afspraak, zoals bijvoorbeeld een uitnodiging.
• Document te koppelen aan een afspraak.
• Vervolgafspraak in te plannen. 

In dit artikel wordt onderstaande nader toegelicht:

• Toelichting afspraakdossier.
• Afspraak wijzigen of verwijderen.
• Document opstellen. 
• Document koppelen

TOELICHTING AFSPRAAKDOSSIER 

Klik of dubbelklik op een afspraak om een afspraakdosier te openen. 

1. De meest relevante gegevens van de medewerker wordt getoond. 
2. Alle afspraken van de medewerker worden getoond. De geselecteerde afspraak wordt met een afwijkende kleur opgelicht. 
3. De afspraakgegevens worden getoond. Wijzig de velden indien nodig.
4. Stel documenten op of verstuur een document per e-mail.
5. Klik op Uploaden om documenten te koppelen aan de afspraak. De gekoppelde documenten worden getoond.
6. Een overzicht van openstaande dossiers van de medewerker. Klik op een dossier om naar het dossier te navigeren. 
7. Klik om de afspraak te verwijderen.
8. Klik om de afspraak te annuleren. Vul in het vervolgscherm de reden van annulering in. 
9. Klik op een vervolgafspraak te maken. De planningswizard wordt geopend.
10. Klik om de gemaakte wijzigingen in de afspraakgegevens op te slaan.
11. Klik op terug om de pagina te sluiten en terug te keren naar de vorige pagina. 

AFSPRAAK WIJZIGEN OF VERWIJDEREN

1. Selecteer de afspraak die gemuteerd moet worden.
2. Klik op Verwijderen om de afspraak in zijn geheel te verwijderen.
3. Wijzig, indien nodig het onderwerp.
4. Wijzig, indien nodig de verrichting.
5. Wijzig, indien nodig, de start- en/of eindtijd
6. Wijzig, indien nodig de status. De volgende statussen zijn beschikbaar:

• Definitief
• Geannuleerd
• Niet beschikbaar
• No Show
• Reservering
• Show
• Teruggekoppeld
• Uitgevoerd
• Verlof

7. Wijzig of vul, indien nodig het opmerkingen veld
8. Klik op Opslaan om de wijzigingen te bewaren.

DOCUMENT OPSTELLEN

Het is mogelijk om vanuit het afspraakdossier een document op te stellen. In dit voorbeeld wordt het document 'Uitnodiging' opgesteld. 

1. Selecteer de afspraak waarvoor een document opgesteld moet worden.
2. Selecteer het document, de pagina Document opstellen wordt geopend.

3. Het documentsoort wordt standaard gevuld, door de keuze van het te stellen document.
4. Selecteer binnen welke dossierindeling het document moet worden toegevoegd.
5. Het gekozen op te stellen document, wijzig indien nodig.
6. Standaard wordt de titel van het documentsjabloon getoond, wijzig indien nodig.
7. Het document wordt opgesteld op basis van het documentsjabloon.
8. Klik op Opslaan, om het document op te stellen en toe te voegen aan het dossier.
9. Klik op Opslaan en printen, om het document op te stellen, toe te voegen aan het dossier en af te drukken. Een vervolgscherm voor een printopdracht wordt geopend.
10. Klik op Verstuur e-mail, om het document als e-mail te versturen. In deze situatie wordt het document toegevoegd aan de dossierindeling E-mail in plaats van de geselecteerde dossierindeling (punt 4). Ga naar stap 12.
11. Klik op Terug om terug te keren naar de vorige pagina.

12. Klik op Aan, om een overzicht van ontvangers te openen of vul een ontvanger in.
13. Selecteer een ontvanger.
14. Klik op Verstuur e-mail, om het bericht te versturen.
15. Klik op Terug, om terug te keren naar de vorige pagina. 

DOCUMENT KOPPELEN

Het is mogelijk een document te koppelen aan een afspraak. Dit document is te downloaden vanuit het afspraakdossier. 

1. Selecteer een afspraak waar een document aan gekoppeld moet worden.
2. Klik om, een al  gekoppeld document, te downloaden of te verwijderen (prullenbak).
3. Klik op Uploaden.

4. Vul een document titel in.
5. Selecteer een uploadtype.
6. Sleep een document naar het veld of klik op een document toe te voegen.
7. Klik op Opslaan om het document aan de afspraak te koppelen.